چند نکته برای انجام مذاکره اثربخش

1- در مذاکره با مشتریان خود صبور باشید. قبل از آنکه نیاز مشتری را بطور کامل و صریح متوجه شوید، اظهار نظر نکنید. مشتری را ناآگاه و نابلد فرض نکنید حتی اگر وی اینگونه تظاهر میکند یا شما چنین برداشتی دارید!

2- برای کار مشتری اهمیت قائل شوید، نه پولش! اگر تلاش شما این باشد که کار مشتری را به نحو احسنت انجام دهید و رفع مشکل وی را در الویت اهدافتان قرار دهید، مذاکره شما به مراتب اثر بخش تر خواهد بود. اما اگر بر مباحث مالی تمرکز کنید، قادر نخواهید بود تا ارزش های واقعی خود را به مشتری ثابت کنید.

3- یخ را بشکنید و هر دو طرف راحت باشید؛ در یک مذاکره خشک و بی روح که حالت خیلی رسمی داشته باشد، طرفین قادر به بیان صحیح و کامل خواسته هایشان نیستند و بنابراین ممکن است یک توافق بد، شکل بگیرد. پس یک مذاکره خوب، در فضایی گرم و در نهایت احترام شکل میگیرد.

4- در مذاکره بر روی منافع تان تمرکز کنید؛ موضع گیری در مذاکره باعث اتلاف وقت و انرژی است و نتیجه مثبتی نخواهد داشت. فراموش نکنیم که یک مذاکره خوب باید برای هر دو طرف برد/برد باشد. پس روی منافع هر دو طرف تمرکز کنید. (مثلاً اگر بر سر قیمت چانه میزنید، بر روی مبلغی توافق کنید که برایتان صرفه دارد نه اینکه لزوماً بخواهید قیمتی را به طرف مقابل تحمیل کنید!)

5- باهوش باشید! خودتان را جای طرف مقابل بگذارید و ببینید اگر شما جای وی بودید چه شیوه ای را اتخاذ میکردید. این روش به شما امکان پیش بینی مواضع فرد مقابل را می دهد. می توانید این کار را بارها و بارها تکرار کنید تا برای پرسش های احتمالی طرف مقابل آماده‌تر باشید.

6- اگر همه چیز روبه راه است، بگذارید روبه راه بماند! بعد از آنکه به خواسته هایتان رسیدید، از بیان هرگونه نکته اضافی و بیجا اکیداً پرهیز کنید؛ چون ممکن است نتیجه مذاکره را به ضررتان تغییر دهد.

7- ما مذاکره نمی کنیم که فقط مذاکره کرده باشیم بلکه نتیجه ی مذاکره برای ما مهم است. پس مراقب باشید که طولانی شدن مذاکره، شما را از اهداف اصلی تان دور نکند.

8- فراموش نکنید که " هنر مذاکره"، "هنر توافق کردن است"؛ پس بر روی نقاط اشتراک تمرکز کنید! اما اگر در میانه مذاکره متوجه شدید که قادر به تأمین منافع خود نیستید، توافق نکنید و برای خود فرصت فکر کردن فراهم کنید اگر قبل از شروع مذاکره، متوجه شدید که فرد مذاکره کننده، کسی که باید باشد نیست (تصمیم گیرنده یا دارای صلاحیت در خصوص مذاکره نیست) از شروع مذاکره پرهیز کنید.

9- برای شرایط بد هم برنامه ای داشته باشید؛ اگر مذاکره به خوبی پیش نمیرود، با آوردن بهانه ایی فرصت تنفس و فکر کردن بگیرید. اینگونه بهانه ها میتواند شامل دستشویی رفتن، سیگار و پاسخ به تلفن و... باشد. این فرصت به شما کمک میکند تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید و در خصوص موضوع، بیشتر فکر یا مشورت کنید.

10- نگذارید "نه" را بشنوید! سعی کنید در مذاکره به نقطه ایی نرسید که طرف مقابل "نه" بگوید. چون تغییر موضع بسیار دشوار و شاید محال خواهد بود. پس اگر فکر میکنید ممکن است پاسخ طرف مقابل "نه" باشد، خودتان را بیشتر آماده کنید و قبل از آنکه بخواهید "نه" را بشنوید مذاکره را متوقف کرده و فرصت بیشتری به خود و طرف مقابل بدهید.

11- التماس نکنید ولی مذاکره کنید؛ اگر مجبورید به طرف مقابل التماس کنید، پس شما مذاکره نمیکنید! بلکه توان طرف مقابل به حدی است که او برای شما تعیین تکلیف میکند! اگر طرفین قدرت و اهرم فشاری نداشته باشند، اساساً مذاکره ای شکل نمیگیرد. پس اگر وارد مذاکره ای شدید یعنی داشته های شما (قدرت شما) برای طرف مقابل اهمیت دارد. فقط کافی است از آنها به درستی استفاده کنید.

12-به طرف مقابل پیشنهاد بدهید ولی به جایش انتخاب نکنید؛ یک مذاکره کننده حرفه ای، همیشه حق انتخاب را به طرف مقابل می دهد حتی اگر با استفاده از تاکتیک هایی تنها دو یا چند گزینه دلخواهش را به طرف مقابل پیشنهاد دهد! مثلا از طرف مقابل می پرسد: آیا برای ملاقات بعدی، دوشنبه ساعت 14 را ترجیح می دهید یا چهارشنبه ساعت 16 ؟ (در این مثال مشاهده میشود با اینکه حق انتخاب زمان ملاقات به طرف مقابل داده شده اما در حقیقت انتخاب بین 2 گزینه ی از پیش تعیین شده صورت گرفته است!)

13- طرف تان را مجبور به انجام کاری نکنید؛ افراد دوست دارند که حق انتخاب داشته باشند. طرف شما به آنچه خودش پیشنهاد می دهد، پایبندی بیشتر خواهد داشت. اما اگر شما می توانید طرف مقابل را مجبور کنید تا خواسته های تان را انجام دهد، پس مذاکره معنی ندارد! بنابراین قبل از ورود به مذاکره باید معلوم شود که اصلاً آیا نیازی به مذاکره کردن وجود دارد و اگر وجود دارد باید تا چه میزان در برابر طرف مقابل کوتاه بیاییم! دقت در این خصوص به ما کمک می کند تا اجازه ندهیم طرف مقابل بی دلیل بر ما مسلط شود.

14- آرام آرام مذاکره کنید و دست تان را یک مرتبه خالی نکنید؛ در مذاکره ممکن است مجبور شویم که در ازای منافع مان به طرف مقابل امتیاز بدهیم. پس صبور باشید و قبل از مذاکره در این خصوص فکر کنید و آمادگی امتیاز دادن برای تامین خواسته های اصلی را داشته باشید. سعی کنید خواسته های طرف مقابل را تفکیک کنید و حدس بزنید که از چه موضعی با وی صحبت کنید. شما باید حداقل خواسته خود را از مذاکره تامین کنید اما طرف مقابل نباید از حداقل خواسته شما با خبر باشد! با حداکثر خواسته های معقول خود به مذاکره بروید تا در صورت نیاز از آنچه برایتان اهمیت کمتری دارد صرف نظر کنید و آگاهانه به طرف مقابل امتیاز بدهید.

15- اگر امتیازی می دهید، در مقابلش امتیازی بگیرید؛ حتی اگر این امتیاز اندک باشد. مثلاً اگر بر سر مبلغ اجاره چانه میزنید و در نهایت مجبور می شوید به صاحب خانه امتیاز بدهید و مبلغ اجاره بالاتری را می پذیرید، در مقابلش طول مدت اجاره تان را چند ماه بیشتر کنید! فراموش نکنید؛ مذاکره کردن حرفه ای برای هر دو طرف جذاب است و طرفین از این بازی لذت می برند.

16- خلاصه ی آنچه توافق کرده اید را فوراً بنویسید و صورتجلسه کنید و به تایید طرفین و شهود آنها برسانید و این سند را حفظ کنید. در غیر اینصورت نمی توان مذاکره را رسمی و دارای نتیجه ی قابل استنادی دانست و شاید ممکن باشد مجدداً برای آنچه توافق کرده اید بحث کنید و وقت بگذارید! حتی بیشتر و سخت تر از دفعه قبل!

17- مذاکره کردن را تمرین کنید. از شکست خوردن نترسید؛ توانایی گفتگو کردن و حاضر جوابی خود را تقویت کنید. لازم نیست تا زمان تشکیل جلسه ای رسمی صبر کنید. از راننده تاکسی شروع کنید یا فروشنده سوپر مارکت و افراد دور و بر تان. هر ان کسی که لازم است متقاعد کنید، گزینه ی خوبی برای تمرین مذاکره است! سعی کنید ساده ترین روش ممکن برای متقاعد کردن افراد مختلف را پیدا کنید به نحوی که این روش ها موجب افزایش اعتبار و نفوذ کلام شما باشند.

18- اگر ندانید از مذاکره چه می خواهید، نمی توانید چیزی را که می خواهید به دست آورید؛ پس بدانید که از ورود به مذاکره به دنبال چه هستید و نگذارید که از اهداف تان فاصله بگیرید. از موضع خود مطمئن باشید و با قدرت و اعتماد به نفس مذاکره کنید.

19- به نتیجه مذاکره فکر نکنید و بهترین خودتان باشید. ممکن است در حین مذاکره شرایط به مراتب ساده تر یا سخت تر از آنچه پیش بینی می کردید باشد. پس مهارت های فردی و کلامی خود را به کار بگیرید تا بهترین آنچه می توانید باشید، باشید!

20- در مورد نتیجه مذاکره پیش داوری نکنید. مراقب باشید که از ترس شکست، خودتان را شکست ندهید! این اشتباهی است که قربانی زیادی می گیرد.